GÆÐAHANDBÓK FÉLAGSMÁLASKÓLANS
KAFLI 2
Stjórnun og framkvæmd fræðslu
2.1 Varðveisla og eyðing gagna
2.1.1 Upplýsingar um námskeið og námsmenn
Félagsmálaskólinn nýtir skjalavistunarkerfið GoPro. Í því kerfi eru öll skjöl sem tengjast starfsemi skólans varðveitt. Starfsmenn nýta einnig sameiginlegt drif til þess að halda utan um eigin vinnuskjöl og gögn. Skjölum er aðgangsstýrt og því hafa aðeins þeir starfsmenn sem þurfa aðgang að hverju skjali. Þannig er trúnaðarupplýsinga gætt.
Félagsmálaskólinn notar DK bókhaldskerfið fyrir tölvubókhald og reikningagerð.
Félagsmálaskólinn notar vefumsjónarkerfið Umbraco þar sem haldið er utan um skráningar þátttakenda og námskeiða. Umbracokerfið er tengt DK og færast því skráningar sjálfkrafa milli kerfa.
Upplýsingar um námskeið og námsmenn eru einnig skráð á Excel skjöl sem varðveitt eru rafrænt.
2.1.2 Skráning viðveru
2.1.1 Upplýsingar um námskeið og námsmenn
Námskeið:
Viðvera þátttakenda er ávallt skráð á námskeiðum. Mætingalisti er látinn ganga meðal þátttakenda og/eða leiðbeinandi merkir við mætingu. Þessar upplýsingar eru svo færðar inn í tölvukerfi skólans Umbraco/DK og er því ávallt aðgengilegt. Þangað er einnig hægt að sækja ýmsar tölfræðiupplýsingar, s.s. fjölda námskeiða, þátttakenda, stéttarfélagsaðild og aldur.
Við meðferð persónuupplýsinga er farið er að lögum um persónuvernd nr. 77/2000. (Sjá einnig persónuverndarstefnu Félagsmálaskóla alþýðu).
Upplýsingar um starf skólans og tölfræðiupplýsingar varðandi námskeið og þátttakendur eru birtar í Skýrslu forseta, sem gefin er út árlega af Alþýðusambandi Íslands.
Aðrir viðburðir:
Viðvera er ekki skráð á öðrum viðburðum s.s. málþingum, fyrirlestrum og kynningum, að öðru leyti en því að fjöldi gesta er talinn. Þær upplýsingar eru vistaðar í skjalavistunarkerfinu GoPro.
2.1.3 Eyðing gagna
Trúnaðargögn og persónuupplýsingar eru varðveittar í vefkerfi Félagsmálaskólans, DK og GoPro. Aðgangur að persónugögnum er takmarkaður við þá starfsmenn sem sinna hverjum málaflokki.
2.2 Trúnaður og meðferð persónuupplýsinga
2.2.1 Trúnaður og þagnarskylda
Félagsmálaskóli alþýðu gætir þess í hvívetna að halda trúnað við viðskiptavini sína og þátttakendur námskeiða. Persónuupplýsingar eru ávallt meðhöndlaðar í samræmi við siðareglur og persónuverndarstefnu skólans, og aðeins nýttar í faglegu starfi. Fyllstu varúðar er gætt, hvar og hvenær sem málefni skjólstæðinga eru til umræðu.
Lög um persónuvernd og siðareglur fagfélaga samstarfsaðila gilda eftir því sem við á um persónuvernd, trúnað, þagnarskyldu, varðveislu og eyðingu gagna.
2.2.2 Áreiðanleiki
Starfsfólk gætir þess að upplýsingar sem það veitir séu réttar og eins nákvæmar og kostur er. Það fullyrðir ekki meira en vitneskja gefur tilefni til hverju sinni, aflar sér upplýsinga eða vísar fyrirspurnum til viðeigandi aðila.
Að öðru leyti er vísað í persónuverndarstefnu og siðareglur Félagsmálaskólans.
2.3 Skipulagning námskeiða
Verkefnastjórar fylgja gátlistum við skipulagningu og framkvæmd náms. Þar sem ólíkt verklag er við skipulagningu námskeiða innan ólíkra námskeiðsflokka eru gátlistarnir ólíkir eftir flokkum (sjá fylgiskjöl). Flokkarnir eru:
- Almenn námskeið
- Trúnaðarmannanám
- Lífeyrissjóðsnámskeið
- Forystufræðsa ASÍ og BSRB
Gátlistarnir eru uppfærðir og endurskoðaðir eftir því sem við á.
Miðað er við að fjöldi þátttakenda á trúnaðarmannanámskeiðum og almennum námskeiðum fari ekki niður fyrir tíu. Stéttarfélögin greiða alltaf fyrir lágmarksfjölda þátttakenda.
Ef fella þarf trúnaðarmannanámskeið, eða sérpöntuð námskeið, niður vegna ónógrar þátttöku verður það að gerast a.m.k. viku fyrir áætlaðan námskeiðstíma. Að öðrum kosti þurfa þurfa félögin að greiða 20% af heildarkostnaði námskeiðs.
Ef nemendur mæta aðeins á hluta af trúnaðarmannanámskeiðum eiga þeir eingöngu að fá viðurkenningarskjöl sem segja til um hvað þeir hafa tekið. Þá þarf kennari að fylgjast með því að allir mæti og hafa viðverulista á hverjum degi.
Félögin greiða fyrir skráða félagsmenn sem upphaflega var pantað fyrir, óháð því hvort þeir mæta eða ekki ef minna en vika er fram að námskeiði og engin tilkynning hefur borist frá félaginu til Félagsmálaskólans.
Ekki þarf að greiða námskeiðsgjald ef afboðað er viku fyrir áætlaðan námskeiðsdag.
Þátttakendur/Stéttarfélög sem afboða þátttöku innan við viku þurfa að greiða hálft gjald.
Fyrir þá sem ekki mæta og láta ekki vita er greitt fullt gjald.
2.4 Lok námskeiða
Umsýslu um námskeið er formlega lokið þegar mæting hefur verið færð í inn í Umbraco og námskeiðsmat verið sent út.
2.5 Viðurkenningarskjöl
Við lok námskeiða fá þátttakendur afhent, rafrænt, formleg viðurkenningarskjöl sem votta að viðkomandi hafi setið námskeiðið. Viðurkenningarskjölin eru send sjálfkrafa úr vefkerfi Félagsmálaskólans til nemenda þegar námskeiði er lokið.
2.6 Innheimta
Greiðsluseðlar fyrir námskeiðsgjaldi eru sendir rafrænt í heimabanka þátttakenda/greiðenda með bókhaldskerfinu DK. Greiðsluseðlar eru sendir vegna þeirra þátttakenda sem sannanlega sátu námskeiðið eða tilkynntu ekki forföll viku fyrir upphaf námskeiðs eins og reglur kveða á um.
2.7 Námsumhverfi og aðbúnaður
Nám á vegum Félagsmálaskólans fer almennt fram í húsnæði Alþýðusambands Íslands, BSRB og húsnæði á vegum stéttarfélaga víðsvegar um landið. Reynt er að tryggja að allt kennsluhúsnæði uppfylli kröfur Félagsmálaskólans í hvítvetna.
Eftirfarandi atriði eru höfð í huga við val á húsnæði:
- Búnaður og kennslutæki s.s. netttenging, skjávarpi og/eða tússtöflur séu til staðar.
- Aðstaða námsmanna. Þ.e. að stólar og borði henti þátttakendum.
- Gluggar séu með gluggatjöldum og opnanlegum fögum svo hægt sé að draga úr birtu og lofta
- Salernisaðstaða er til staðar.
- Kaffiaðstaða er til staðar.
- Aðgengi er fyrir fatlaða.